Siel Bleu x Mind7 Consulting : un CRM déployé à 800 utilisateurs

Siel Bleu, une association engagée depuis 30 ans

Siel Bleu fête cette année un anniversaire importante : ses trente ans d’existence! L’association fait pratiquer de l’activité physique adaptée à près de 400 000 bénéficiaires par an en France, auprès de personnes âgées, de malades chroniques ou de personnes en situation de handicap. Sur le terrain, plus de 600 chargés de prévention interviennent directement auprès de ce public, à travers 1 400 cours collectifs, des interventions à domicile ou en établissement, en EHPAD comme en centre de thérapie.

Au total, Siel Bleu compte un peu plus de 800 collaborateurs, entre les équipes de terrain et l’organisation qui accompagne la structuration de cette action au quotidien. C’est dans ce contexte que Jérôme, responsable philanthropie, pilote les donations, les legs et les dons qui soutiennent l’activité de l’association.

Un CRM pensé pour les donateurs, devenu un projet d’organisation

Le projet de CRM est né d’un besoin précis : structurer et suivre la relation avec les donateurs et les légataires de l’association. Mais très vite, Siel Bleu s’est aperçu que cet outil aurait une utilité bien plus large, pour l’ensemble des salariés intervenant sur le terrain.

Le déploiement s’est donc élargi à une structure associative complexe, à la fois dans son organisation et dans son rapport au système d’information. L’enjeu n’était plus seulement technique : il fallait que l’outil reste fluide et corresponde réellement aux besoins de populations très diverses, sans hiérarchie classique pour porter le changement. Des résistances existaient, et une partie des pratiques internes n’était pas formalisée. C’est ce contexte qui a conduit Siel Bleu à solliciter Mind7 Consulting.

La méthode : partir des profils utilisateurs plutôt que de l’outil

Mind7 Consulting est intervenu à travers son pôle conseil en management, dont la mission consiste à transformer des problématiques complexes en plans simples et structurés. Pour Siel Bleu, la première étape a consisté en un recueil de l’existant : cartographier les fonctionnalités disponibles dans l’outil cible, comparer avec ce qui existait déjà, et déterminer comment passer de l’un à l’autre en s’adaptant à chaque profil d’utilisateur.

Cette entrée par les profils utilisateurs a constitué l’angle d’attaque de toute la mission. Plutôt que de raisonner en termes de fonctionnalités à déployer, l’équipe a d’abord établi à qui elle s’adressait au sein de l’association, et quels étaient les points de vigilance propres à chaque type de population. Cette approche a permis de désamorcer une appréhension fréquente sur ce type de projet : comment rendre les choses simples quand il faut accompagner 800 personnes aux usages très hétérogènes ?

La réponse a pris la forme d’une méthodologie séquencée, posée sur le papier, qui a ensuite servi de cadre à toute la suite du déploiement.

Une mission de deux mois, menée en confiance

La mission s’est déroulée sur deux mois, durant l’été. Sa réussite a d’abord tenu à un cadrage initial soigné : les deux équipes se sont vues fréquemment dès le départ, avec un objectif partagé de poser le bon contexte avant de dérouler le projet. Une fois cette base posée, la suite s’est révélée nettement plus simple à mettre en œuvre.

Le plan de déploiement construit par Mind7 Consulting a ensuite été repris en interne par l’équipe opérationnelle de Siel Bleu, qui continue aujourd’hui de le dérouler. Le déploiement a démarré à la fin de l’été, en commençant par les fonctions d’encadrement, considérées comme les plus complexes, avant de s’étendre progressivement aux fonctions de terrain mobile, sur des usages plus simples, pensés pour le téléphone. L’association s’était fixé l’ensemble de l’année pour couvrir ses 800 utilisateurs, et se situe aujourd’hui à mi-parcours.

Pour accompagner l’adoption, les supports de formation ont eux aussi été simplifiés : des micro-vidéos de 30 secondes à une minute, un format qui s’est révélé particulièrement efficace auprès des équipes de terrain.

Ce que la mission a apporté aux deux organisations

Pour Jérôme, l’apport de Mind7 Consulting s’est joué sur deux plans : la méthode de cadrage, rarement mise en œuvre en interne faute de temps disponible dans les équipes opérationnelles, et la capacité à aller à l’essentiel pour maximiser l’impact du projet. Une rigueur dans l’analyse et la synthèse que l’association ne mobilisait pas jusque-là de cette manière.

Cette mission s’inscrit dans la politique de mécénat de compétences de Mind7 Consulting, portée par un comité RSE fonctionnant sur la base du volontariat. Au-delà de l’engagement associatif, ce type de collaboration permet aux consultants de travailler avec des organisations aux pratiques différentes de leurs clients habituels, et d’en tirer des enseignements réciproques.

La suite : un chantier autour de l’accessibilité numérique

Siel Bleu vient de refondre entièrement sa présence digitale : portails, sites web, applications et modalités de passage à l’action. Un axe fort structure ce chantier, en cohérence avec la mission de l’association : l’accessibilité des outils numériques aux personnes déficientes visuelles ou en situation de handicap, avec un investissement important sur le référentiel RGAA.

Fort d’un score déjà élevé sur ce référentiel, Siel Bleu envisage désormais de faire certifier ses outils numériques. Une piste de collaboration future avec Mind7 Consulting, dans la continuité de la relation de confiance construite lors du déploiement du CRM.

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