Les entreprises qui traitent des quantités massives de factures doivent mettre en place des politiques et des procédures claires. Un système Purchase to Pay peut permettre un processus transparent du point de commande au paiement.
Pour minimiser la bureaucratie, les erreurs, les risques et les inefficacités sur ses factures et ses commandes, Il est impératif que toute organisation ait des procédures et des systèmes mis en en place. Ces procédures font partie intégrante du Purchase to Pay.
Le Purchase to Play : de la commande de produit au traitement des factures
Le Purchase to Pay , également connu sous le nom de Procure to Pay et abrégé en P2P, rassemble un certain nombre d’étapes allant de la commande de produits ou de services jusqu’au paiement ultérieur. Les principales étapes de ce processus sont la commande, les demandes de fournisseurs, l’autorisation budgétaire, la réception de la livraison et le traitement des factures.
Un système P2P est fortement recommandé si vous rencontrez régulièrement des événements , tels que des paiements fréquents effectués en double, des transactions faites sans approbation interne, des ajouts réguliers de nouveaux fournisseurs ou encore des commandes rétroactives pour couvrir les factures reçues.
Un système pro-automatisation et anti-bureaucratie
Travailler sur une stratégie de Purchase to pay( P2P) vous permet de :
- Simplifier la sélection de produits
- Contrôler vos dépenses
- Réduire l’erreur humaine
- Stimuler l’engagement des fournisseurs
- Accélérer l’approbation des commandes
- Améliorer vos économies
Pour une entreprise, un Purchase to Pay optimal repose sur une réglementation efficace pour limiter les erreurs de commande ou dans la facturation, des coûts réduits par l’automatisation et la dématérialisation, ainsi qu’une une maîtrise des délais de paiement et de livraison.
Efficacité administrative et réduction des coûts
Avec un système P2P performant, toutes les étapes mentionnées peuvent faire l’objet d’une automatisation complète, ce qui signifie qu’il n’y a plus de saisie manuelle de données ou besoin de frapper du patron pour demander son approbation. Une fois la demande émise, le système P2P l’achemine automatiquement vers la bonne personne pour approbation, délivre le bon de commande et les bons reçus aux fournisseurs et facilite la correspondance à trois – c’est essentiellement un processus complètement sans contact .
Le traitement P2P représente près d’un tiers du coût total des opérations de financement et d’approvisionnement. Ainsi, un P2P bien geré peut contribuer à accroître l’efficacité administrative et à réduire ce coût jusqu’à 80%.
Comment mettre en place un système Purchase to Pay dans mon entreprise ?
Pour améliorer votre P2P, vous aurez besoin de temps et de ressources, ainsi que d’un plan de projet détaillé. Cela pour assurer le succès de la mise en œuvre et un taux d’adoption élevé par les utilisateurs. Des sessions de formation concernant le matériel destiné aux utilisateurs et un programme de communication interne sont également essentiels.
Les solutions digitales de P2P de facturation sont faciles à intégrer, et peuvent convenir aux entreprises de toute taille et de tout domaine. Leur utilisation permettent un fonctionnement reposant moins sur le papier, soulageant les collaborateurs, et garantissant une meilleure productivité.
L’expertise de Mind7 Consulting dans les solutions IT et le P2P peut vous aider à dresser les contours de votre stratégie et vous accompagner dans sa mise en œuvre. Avez-vous besoin d’améliorer votre facturation ? Vos process d’autorisation ? Vos commandes ? Quelle que soit votre priorité, nous nous engageons à trouver la solution P2P la plus adaptée à vos objectifs. Nous pouvons également assurer la formation de vos collaborateurs ainsi qu’un suivi des performances de votre processus P2P. Avec notre conseil, la digitalisation de votre système sera encouragé et votre entreprise débarrassée des lourdeurs administratives liées à la commande et la facturation.