GED

Au cours de leur transformation digitale, les entreprises sont amenées à numériser l’ensemble de leurs données. Si cette démarche peut optimiser les coûts et  l’efficacité de certains process, elle crée également des problématiques de Gestion Électronique Documentaire (GED).

Une dématérialisation à organiser

La dématérialisation des données d’une entreprise est devenu un enjeu essentiel dans la digitalisation d’une entreprise.

Au-delà de l’aspect écologique, conserver ses données au format papier entraîne un coût important,  des problèmes de sécurité mais aussi d’accessibilité et de parage.

La numérisation ne se résume pourtant pas à scanner l’ensemble de ces documents papier. C’est une opération complexe dans le but d’automatiser la collecte, l’organisation et le traitement des données en temps réel. Pour mettre en place cette opération délicate, la seule condition est une Gestion Électronique Documentaire (GED) réussie.

GED, sécuriser et optimiser ses données

GED : un procédé aux multiples usages

Comme, son nom l’indique, la GED s’intéresse à toutes les actions relatives a l’organisation digitale des documents d’une structure donnée. Cela concerne aussi bien leur acquisition, leur stockage, leur classement, leur indexation. La GED aborde également les questions d’accès mais aussi de diffusion des documents. La GED centralise vos documents tout en les rendant accessibles à tous les collaborateurs souhaités. Il devient plus facile de retrouver vos factures, commandes, fichiers. Le cycle de traitement des documents s’en trouve grandement réduit. Grâce à la Gestion Électronique des Documents, vous optimiserez ainsi votre communication interne ainsi que votre relation client. Ce qui améliore directement votre productivité.

Or l’objectif de la transformation digitale est exactement l’inverse. La digitalisation d’une entreprise est un moyen idéal de valoriser et moderniser l’image de votre marque d’une part mais aussi d’optimiser l’efficacité de vos process en interne.

Une organisation sur site ou dans le cloud

GED, sur site ou dans le cloud

Il existe plusieurs manières d’entreprendre sa GED, soit directement sur site avec un serveur dédié, soit via un service de Cloud. La seconde solution est sans doute aujourd’hui la plus efficace. Les services de type Amazon Web Services ou Microsoft Azure proposent des offres complètes avec une grande capacité de stockage et un excellent débit. Logistiquement, se passer d’un serveur sur site réduit les coûts et permet de s’affranchir des problèmes de maintenance.

 Ce système transcende les problèmes de compatibilité de bureau parfois rencontrés par les organisations utilisant des systèmes d’exploitation de niche (autres que Windows) sur leurs ordinateurs. Les données sont également plus facilement accessible aux utilisateurs. A partir du moment où vous disposez d’une connexion internet, une personne autorisée peut accéder aux données via des applications mobiles et différents systèmes d’exploitation. Le cloud est également plus propice aux étapes critiques de la croissance organisationnelle. Cela permet une plus grande réduction des dépenses d’exploitation par rapport au GED sur site.

Trouvez votre GED !

Reste à déterminer la solution la plus adaptée à votre entreprise, en fonction du volume de données et du but recherché. Cherchez-vous à optimiser votre collecte ? Sécuriser les données existantes ? permettre à un maximum de collaborateur d’avoir accès simultanément à un maximum d’informations ?

Un cabinet de conseil peut vous aider à définir votre stratégie de GED, et vous accompagner à chaque étape de cette dernière, qu’elle se situe sur site ou dans le Cloud. Grâce à l’expertise de nos consultants, nous pourrons vous apprendre à utiliser au mieux vos données, et former vos collaborateurs aux solutions de Gestion Électronique des Documents que nous déploierons chez vous. 

Au-delà du stockage, cette numérisation peut vous permettre superviser l’ensemble de l’activité de l’entreprise pour prendre des décisions stratégiques avisées. Une fois vos flux organisés et maîtrisez, vous pourrez même voir plus loin dans vos activités avec des solutions de visualisation ou encore d’analyses prédictives comme Splunk ou Dataiku. La GED est un investissement indispensable pour sécuriser l’existant et entrevoir l’avenir par le prisme du Big data.