Mind7-Consulting-ERP-Data

Scène de la vie professionnelle quotidienne sans ERP :

– “ Pierre, Pierre, j’ai besoin du nom de toutes les personnes qui peuvent avoir accès à l’outil RH s’il te plait ? Tu me sors ça, s’il te plait  ? j’ai un point avec le chef dans 10 min.”
– “ Euh… Ok mais ….je… D’accord ! ”

Qui n’a pas déjà été soumis à la pression de livrer un compte-rendu de dernière minute, et de ne pas trouver l’information voulue ? Dans cet article je vous montrerai l’importance de la mise en place d’un ERP, que ce soit dans le monde associatif ou professionnel.

Vous avez dit ERP?

Chez Mind7 Consulting, la donnée ou la data pour les puristes, reste le cœur de métier. La plupart des informations d’une société se retrouve par mauvaise habitude ou par non réglementation de la gestion de l’information, dans un fichier Word, excel ou autre en local sur son poste informatique.

ERP pour Entreprise Ressources Planning, permet la gestion de toutes les facettes d’une société en passant par le développement du produit ou service, à la réalisation et ventes de ce dernier.

Il comprend la gestion de projet, les finances, la fabrication, la gestion des stocks, la comptabilité, la vente ou encore la gestion des affaires.

Généralement, le logiciel ERP est considéré comme une application d’entreprise. Il est conçu pour les grandes entreprises qui ont besoin d’équipes dédiées pour personnaliser, analyser les données et les rapports, ainsi que gérer les mises à niveau et le déploiement.

“Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans leur entreprise.”  Bill Gates

En revanche, les applications ERP pour petites entreprises se différencient de plusieurs manières, notamment par la quantité de données gérées par le système et par des écrans et des tableaux de bord moins complexes.

Et pour les petites structures ?

Dans le cadre d’une de mes missions, nous avons du mettre en place un ERP en partant de rien, dans le milieu associatif. Alors, oui, nous ne partions pas réellement de zéro, il y avait une multitude de fichiers créés en local sur les postes des différents utilisateurs.

Le challenge fut de réussir à tout mutualiser sur un Outil, mais aussi, de convaincre les utilisateurs à briser leurs mauvaises habitudes d’avoir des fichiers dans tous les sens. Il existe de nombreux ERP tel que SAP, Sage, mais pour ma mission et le client il s’agissait d’utiliser le moins de budget possible pour un grand changement. Autant dire que l’on partait sur de l’impossible, il y a pourtant sur le marché quelques ERP qui permettent cela tout en étant Open Source.

De l’open Source en ERP?

Le choix de Mind7 Consulting s’est donc porté sur Dolibarr, un logiciel de gestion d’entreprise qui s’adresse également aux associations. En effet, il permet de gérer les adhérents, les dons, les factures, les mailings, des sondages et tout ça pour…….. rien, zéro euro.

J’étais sceptique quant à son utilisation au sein de l’association, mais la conduite du changement a été faite petit à petit avec les utilisateurs et aussi avec la Direction de l’association.

Le plus gros challenge fut au niveau de la vérification de la qualité des données. Ce problème est particulièrement symptomatique des entreprises qui mettent en œuvre pour la première fois une solution ERP. Pour ce faire, on a transféré des données traditionnelles dans le nouveau système à partir de feuilles de calcul Excel, d’enregistrements manuels ou d’anciennes applications disparates.

On a donc défini des standards de données et des guides d’usage pour les outils de préparation des données. Si on devait retenir qu’une difficulté, c’est le changement. Il n’est pas du tout évident, de la philosophie de l’entreprise, c’est toujours difficile de changer ses habitudes !

Andritiana RAZAFINJATO